ПАМЯТКА ПО ОПЛАТАМ С КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЫ
Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчетному счету компании. Оплата по корпоративной карте — это тоже самое, что оплата по счёту, только быстрее.
· ИП УСН 6% - могут пользоваться корпоративной картой в личных целях и не должны собирать подтверждающие документы
· ИП УСН 15% - могут пользоваться корпоративной картой в личных целях, но личные траты не могут принять в расходы, должны собирать подтверждающие документы
· ООО на любой системе налогообложения – не могут пользоваться корпоративной картой в личных целях, должны собирать подтверждающие документы
Т.е. эта памятка для ООО, а в части сбора документов и для ИП на УСН 15%.
Что можно оплачивать корпоративной картой
1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
● закупка товаров и материалов, в т.ч. в интернете
● оплата поставщикам
● оплата услуг (интернет, мобильная связь и т.п.)
2. Командировочные расходы:
● покупка билетов
● оплата проживания в гостинице
● такси
3. Хозяйственные расходы:
● покупка канцтоваров
● покупка офисного оборудования и принадлежностей, инструментов
4. Транспортные расходы (если на балансе организации есть транспорт):
● оплата бензина для служебного транспорта;
● расходы на обслуживание служебного транспорта.
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:
● оплата заработной платы и социальных платежей;
● погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета;
● привязка карты в личные кабинеты физических лиц для оплаты;
● оплата физическому лицу, в т.ч. самозанятому;
● личные покупки в супермаркетах, кафе, ресторанах и т.п.
Если Вы кормите людей в рамках каких-то мероприятий, то можно попробовать учесть это как представительские расходы, но их подтверждает отчет о мероприятии. В нем надо указать программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложить первичные документы на расходы - накладные, акты, чеки. Кроме отчета нужен приказ и смета расходов.
● билеты людям, которые не числятся в штате и с которыми не заключен договор ГПХ
● каршеринг и такси, если сотрудники не находятся в командировке
Если в качестве служебного транспорта используется такси или каршеринг, это необходимо зафиксировать документально приказом или распоряжением руководителя. В нем также следует прописать порядок действий работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.). При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.
Кроме того, с корпоративной карты нельзя снимать крупные суммы наличных средств – больше 100 тыс. руб. за один раз. Финмониторинг банка может заблокировать карту.
Документы, подтверждающие расходы
Это может быть:
● Кассовый и/или товарный чек
● Накладная или акт
● Договор
● Бланк строгой отчетности (БСО)
Если сотрудник снимал деньги с карты, у него должны быть квитанции (чеки) банкоматов. Если через банкоматы производилась оплата, у сотрудника должны быть квитанции электронных терминалов (слипы).
Документы должны быть выписаны на компанию, а не на физическое лицо!
Неподтверждённые покупки облагаются страховыми взносами и НДФЛ как обычная зарплата!
Сроки предоставления документов
Документы, связанные с командировочными расходами, предоставляются в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения с командировки.
Остальные документы предоставляются в бухгалтерию в течении 15 дней после совершения операции (у нас по договору срок такой для клиентов).
Что делать, если работник воспользовался корпоративной картой в личных целях?
Есть 2 варианта:
простить долг и начислить на сумму долга страховые взносы и удержать с нее НДФЛ
взыскать долг – удержать с зарплаты сотрудника с его письменного согласия (если не согласен – только через суд)
Таким образом, не нужно путать корпоративную карту с личной. Все покупки с корпкарты должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчетному счету компании. Оплата по корпоративной карте — это тоже самое, что оплата по счёту, только быстрее.
· ИП УСН 6% - могут пользоваться корпоративной картой в личных целях и не должны собирать подтверждающие документы
· ИП УСН 15% - могут пользоваться корпоративной картой в личных целях, но личные траты не могут принять в расходы, должны собирать подтверждающие документы
· ООО на любой системе налогообложения – не могут пользоваться корпоративной картой в личных целях, должны собирать подтверждающие документы
Т.е. эта памятка для ООО, а в части сбора документов и для ИП на УСН 15%.
Что можно оплачивать корпоративной картой
1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
● закупка товаров и материалов, в т.ч. в интернете
● оплата поставщикам
● оплата услуг (интернет, мобильная связь и т.п.)
2. Командировочные расходы:
● покупка билетов
● оплата проживания в гостинице
● такси
3. Хозяйственные расходы:
● покупка канцтоваров
● покупка офисного оборудования и принадлежностей, инструментов
4. Транспортные расходы (если на балансе организации есть транспорт):
● оплата бензина для служебного транспорта;
● расходы на обслуживание служебного транспорта.
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:
● оплата заработной платы и социальных платежей;
● погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета;
● привязка карты в личные кабинеты физических лиц для оплаты;
● оплата физическому лицу, в т.ч. самозанятому;
● личные покупки в супермаркетах, кафе, ресторанах и т.п.
Если Вы кормите людей в рамках каких-то мероприятий, то можно попробовать учесть это как представительские расходы, но их подтверждает отчет о мероприятии. В нем надо указать программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложить первичные документы на расходы - накладные, акты, чеки. Кроме отчета нужен приказ и смета расходов.
● билеты людям, которые не числятся в штате и с которыми не заключен договор ГПХ
● каршеринг и такси, если сотрудники не находятся в командировке
Если в качестве служебного транспорта используется такси или каршеринг, это необходимо зафиксировать документально приказом или распоряжением руководителя. В нем также следует прописать порядок действий работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.). При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.
Кроме того, с корпоративной карты нельзя снимать крупные суммы наличных средств – больше 100 тыс. руб. за один раз. Финмониторинг банка может заблокировать карту.
Документы, подтверждающие расходы
Это может быть:
● Кассовый и/или товарный чек
● Накладная или акт
● Договор
● Бланк строгой отчетности (БСО)
Если сотрудник снимал деньги с карты, у него должны быть квитанции (чеки) банкоматов. Если через банкоматы производилась оплата, у сотрудника должны быть квитанции электронных терминалов (слипы).
Документы должны быть выписаны на компанию, а не на физическое лицо!
Неподтверждённые покупки облагаются страховыми взносами и НДФЛ как обычная зарплата!
Сроки предоставления документов
Документы, связанные с командировочными расходами, предоставляются в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения с командировки.
Остальные документы предоставляются в бухгалтерию в течении 15 дней после совершения операции (у нас по договору срок такой для клиентов).
Что делать, если работник воспользовался корпоративной картой в личных целях?
Есть 2 варианта:
простить долг и начислить на сумму долга страховые взносы и удержать с нее НДФЛ
взыскать долг – удержать с зарплаты сотрудника с его письменного согласия (если не согласен – только через суд)
Таким образом, не нужно путать корпоративную карту с личной. Все покупки с корпкарты должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.